cover

Artykuły

Planowanie, określanie i szacowanie zamówień publicznych

I. W związku z ostatnią nowelizacją ustawy z dn. 10 czerwca 1994r. o zamówieniach publicznych [I] następuje dalszy wzrost znaczenia planowania zamówień publicznych. W szczególności jednostki zamawiające, począwszy od 2002r. będą musiały publikować ogłoszenia o planowanych w danym roku kalendarzowym zamówieniach większej wartości (nowy art. 14 c) w Biuletynie Zamówień Publicznych (BZP), a przy szacowaniu każdego zamówienia o wartości powyżej 3 tys. EURO zobowiązane zostały - począwszy od 1 stycznia 2004r. - do ustalenia wartości rocznej zamawianego przedmiotu, wynikającej z aktualnego planu jednostki (art. 3a) [II]. Poza tym rozmaite zmiany dotyczą innych obowiązków planistycznych jednostek zamawiających. Jednocześnie rygory ustawy o zamówieniach publicznych uległy już istotnemu rozszerzeniu w wyniku ubiegłorocznej nowelizacji ustawy  z dn. 26 listopada 1998r. o finansach publicznych [III], "rozciągającej" wyraźnie pojęcie środków publicznych, do którego odsyła przepis art. 2 pkt 7 ustawy o z.p. Na uwagę zasługuje przede wszystkim przepis art. 3 ust. 1 pkt 4 ustawy o f.p. zaliczający do środków publicznych także "przychody jednostek sektora finansów publicznych uzyskiwane w związku z prowadzoną przez nie działalnością oraz pochodzące z innych źródeł". Należy też z nim łączyć od razu przepis art. 5 tej ustawy, który uporządkował wreszcie krąg jednostek sektora finansów publicznych, włączając do niego kontrowersyjne dawniej instytucje kultury oraz samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej. Oznacza to, że nie tylko przychody zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych są środkami publicznymi, ale także i przychody wymienionych instytucji i to bez względu na źródła tych przychodów.

W ramach uzasadnienia nowelizacji ustawy o zamówieniach publicznych zwracano uwagę na trzy zasadnicze kierunki [IV]. Pierwszy związany był z potrzebą dalszego dostosowania polskich przepisów o zamówieniach publicznych do rozwiązań europejskich [V]. Drugi wynikał z konieczności skorygowania rozmaitych mankamentów ujawniających się w praktyce na tle dotychczasowej regulacji ustawowej. Trzeci zaś podyktowany został potrzebą zapewnienia spójności pomiędzy ustawą o z.p. a innymi zmienionymi w ostatnich latach przepisami prawa. Zakres zmian jest duży, porównywalny z nowelizacją z 1997r.

 

II. Racjonalne działanie w warunkach gospodarki rynkowej wymaga uprzedniego planowania wszelkich zamówień publicznych niezależnie od wymogów obowiązującego prawa. Bez rzetelnego bowiem planowania nie ma mowy o należytym zbilansowaniu - skądinąd ciągle pozostających pod silną presją - wydatków publicznych z realnymi możliwościami dochodowymi. Wszystkie jednostki sektora finansów publicznych w rozumieniu znowelizowanego przepisu art. 5 ustawy o f.p. mają obowiązek działania w oparciu o roczne plany finansowe. Niektóre z nich są skorelowane odpowiednio z budżetem państwa lub budżetem właściwej jednostki samorządu terytorialnego za pośrednictwem tzw. układu wykonawczego budżetu (por. art. 89 oraz 125 ustawy o f.p.). Głównie projekty planów finansowych jednostek budżetowych muszą być odpowiednio dopasowane pod względem zgodności kwot dochodów i wydatków do równolegle opracowywanego projektu budżetu państwa bądź właściwej jednostki samorządu terytorialnego. Podobnie projekty planów zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych przy jednostkach budżetowych powinny być konstruowane z uwzględnieniem zakładanych rozliczeń z budżetem (dotacje lub nadwyżki), a w zakończeniu procedury budżetowej stają się formalnie składnikami uchwały budżetowej.

Znaczna specyfika planowania występuje w pozostałych jednostkach sektora finansów publicznych, zwłaszcza w obrębie samorządowych osób prawnych. Sporządzają one swoje plany finansowe zgodnie z przepisami stanowiącymi podstawę ich utworzenia, z uwzględnieniem przepisów ustawy o finansach publicznych. Nieco zaś łagodniejsze wymogi planowania obowiązują w odniesieniu do funkcjonujących poza sektorem finansów publicznych: spółdzielni, fundacji i stowarzyszeń, publicznego radia i telewizji oraz rozmaitych jednostek zależnych, będących na ogół spółkami kapitałowymi.

W wyniku ostatniej nowelizacji ustawy o z.p. zmienił się poważnie status jednostek zależnych (w rozumieniu art.2 pkt 11), które zmuszone są do stosowania reżimu ustawowego bez względu na charakter wydatkowanych przez nie środków pieniężnych. Zrezygnowano tu bowiem z kryterium środków publicznych. Jedyną przedmiotową przesłanką wymuszającą stosowanie tego reżimu jest udzielanie zamówienia w ramach jakiejkolwiek odpłatnej umowy z zakresu dostaw, usług bądź robót budowlanych (art. 2 pkt 4 ustawy o z.p.).

Dla zapewnienia właściwej jawności i przejrzystości finansów niemal wszystkie jednostki sektora publicznego obowiązane są przestrzegać urzędowej klasyfikacji dochodów (przychodów) [VI] oraz wydatków (rozchodów) publicznych, określonej publikacji planów finansowych, specjalnych zasad rachunkowości, jednolitego planu kont oraz urzędowej sprawozdawczości. Są to bardzo ważne podstawy sprawnego funkcjonowania reżimu dyscypliny finansów publicznych oraz społecznej kontroli nad gromadzeniem i wydatkowaniem  środków publicznych. Pracownicy sektora finansów publicznych oraz inne osoby dysponujące środkami publicznymi ponoszą specjalną odpowiedzialność za naruszenie dyscypliny finansów publicznych, zwłaszcza za tzw. przekroczenie planu wydatków, niezgodne z przeznaczeniem wykorzystanie środków z tytułu dotacji lub funduszu celowego, przekroczenie upoważnienia do zaciągania zobowiązań finansowych oraz za naruszenie zasad, formy lub trybu postępowania przy udzielaniu zamówienia publicznego. Jest to odpowiedzialność karno - administracyjna, zagrożona obecnie stosunkowo surowymi karami (por. art. 137 i n. ustawy o f.p.). Odnosi się głównie do  kadry zarządzającej. Kierownik lub inny przełożony pracowników jednostki zamawiającej ponosi tego rodzaju odpowiedzialność nie tylko za własne uchybienia, lecz także w razie dopuszczenia do naruszenia dyscypliny przez podległego pracownika w wyniku zaniedbania obowiązków w zakresie nadzoru.

Dlatego doniosłe znaczenie praktyczne ma obecnie właściwa organizacja procesu udzielania zamówień publicznych w jednostce zamawiającej, a zwłaszcza racjonalne operowanie uprawnieniami do zaciągania zobowiązań finansowych oraz prawidłowe funkcjonowanie kontroli wewnętrznej sprawowanej zarówno przez organ stanowiący, jak i organ zarządzający i bezpośrednie kierownictwo jednostki (por. nowe przepisy art. 28a - 28 b ustawy o f.p.).

Znaczne zróżnicowanie prawno-organizacyjnych form jednostek sektora finansów publicznych (por. art. 17 i n. ustawy o f.p.) uzasadniło regulację szczegółowych zasad planowania rzeczowo finansowego także na mocy odrębnych przepisów, stanowiących lex specialis względem ustawy o finansach publicznych. Obecnie w odniesieniu do samorządu terytorialnego w grę wchodzą przede wszystkim następujące akty normatywne:

rozporządzenie Ministra Finansów z dn. 29 grudnia 2000r. w sprawie szczegółowych zasad gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych, gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych oraz szczegółowych zasad i terminów rocznych rozliczeń i wpłat do budżetu przez zakłady budżetowe i gospodarstwa pomocnicze jednostek budżetowych [VII],

szereg odrębnych ustaw i przepisów wykonawczych normujących planowanie i gospodarkę finansową funduszy celowych,
ustawa z dn. 25 lipca 1985r. o jednostkach badawczo-rozwojowych [VIII] oraz rozporządzenie Ministra Finansów z dn.27 sierpnia 1991r. w sprawie szczegółowych zasad gospodarki finansowej jednostek badawczo - rozwojowych [IX],
ustawa z dn. 30 września 1991r. o zakładach opieki zdrowotnej [X] oraz rozporządzenie Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z dn. 22 grudnia 1998r. w sprawie szczegółowych zasad rachunku kosztów w publicznych zakładach opieki zdrowotnej [XI],
ustawa z dn. 25 października 1991r. o organizowaniu działalności kulturalnej [XII].

 

Wstępne ustalenia planistyczne jednostek wewnętrznych (j. budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych) spełniają rolę podstawowych przesłanek konstruowania projektu budżetu samorządowego (państwowego). Powinien on być gotowy - jak wiadomo - na 15 listopada roku poprzedniego. W ciągu tygodnia po skierowaniu projektu uchwały budżetowej do organu stanowiącego, zarząd jednostki  samorządu terytorialnego przekazuje wszystkim podległym jednostkom informacje niezbędne do ostatecznego ustalenia ich planów finansowych (art. 125 ust. 1 ustawy o f.p.). Ma to zapewnić niezbędną spójność pomiędzy projektami planów jednostek a projektem uchwały budżetowej. Natomiast kierownicy podległych jednostek powinni "dopracować" projekty planów finansowych najpóźniej do dnia 22 grudnia. Projekty tych planów sporządzane są w szczegółowości: dział, rozdział i paragraf. Zarząd jednostki samorządu terytorialnego weryfikuje otrzymane projekty planów podległych jednostek pod względem ich zgodności z projektem uchwały budżetowej. Ewentualne różnice w planach jednostek budżetowych podlegają bezzwłocznemu skorygowaniu, nie później jednak, niż do 27 grudnia. Rozliczenia zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych z budżetem planuje się w dziale i rozdziale właściwym dla zasadniczego rodzaju działalności. Powinny być zgodne z odpowiednimi dyspozycjami w projekcie uchwały budżetowej. Tak więc nowy rok finansowy musi być rozpoczęty przy  dysponowaniu co najmniej projektami stosownych planów, ponieważ w razie spóźnienia się z przyjęciem uchwały budżetowej, podstawą gospodarki finansowej jest jej projekt, w skład którego wchodzą projekty planów jednostek budżetowych, zakładów budżetowych, gospodarstw pomocniczych i środków specjalnych, a także projekty planów ewentualnych dotacji dla innych jednostek . Po przyjęciu uchwały budżetowej i sporządzeniu stosownego układu wykonawczego budżetu jednostki wewnętrzne dostosowują ostatecznie do tych aktów swoje plany finansowe.

 

Rzetelne planowanie finansowe stanowi niezbędną przesłankę prawidłowego funkcjonowania zamówień publicznych w jednostce zamawiającej. Wszelkie bowiem wydatki publiczne powinny być realizowane "celowo i oszczędnie" (por. zwłaszcza art. 92 pkt 3 ustawy o f.p.), m.in. dla przeciwdziałania tzw. zapasom nieprawidłowym i marnotrawstwu środków publicznych. Wymaga tego również  zwyczajna troska o zapewnienie możliwości płatniczych jednostki zamawiającej w dłuższych horyzontach czasowych. Każdemu bowiem zamówieniu towarzyszyć musi wystarczające pokrycie finansowe, tym bardziej, że zawinione dopuszczenie do konieczności uiszczenia odsetek za spóźnienie w zapłacie zobowiązania finansowego obwarowane jest dzisiaj odpowiedzialnością dyscyplinarną właściwego urzędnika jednostki zamawiającej (por. art. 138 ust. 1 pkt 11 ustawy o f.p.). Poza tym hierarchię rozległych potrzeb publicznych wyrazić można najlepiej za pośrednictwem rzetelnego planu rzeczowo-finansowego. Działać "celowo", zgodnie z rzeczywistymi potrzebami publicznymi, to w uproszczeniu kierować się przyjętymi uprzednio dyspozycjami planistycznymi. Wszystko to wymusza konieczność dochowania należytej szczegółowości i autentycznego realizmu planowania. W przeciwnym wypadku plan traci swoją sensowność i siłą faktu "schodzi na dalszy plan" , a w bieżącej gospodarce ujawniają się od razu rozmaite mankamenty towarzyszące woluntarystycznym rozstrzygnięciom kierownictwa jednostki i ewentualnych organów nadzoru (vide: centralne planowanie socjalistyczne). Dlatego planowanie rzeczowo - finansowe w warunkach wszechobecnego przymusu ekonomicznego cechować się musi - co najmniej:

.     realizmem, zwłaszcza przy konstruowaniu wydatków na miarę uprzednio należycie prognozowanych dochodów,

.     rzetelnością, w zakresie wyliczeń rzutujących na dyspozycje planistyczne,

.     decentralizacją, taką aby kompetencje planistyczne pozostawały zasadniczo przy tym do kogo plan się odnosi.

Nad przestrzeganiem tych założeń czuwać powinny normatywnie określone procedury, przede wszystkim procedury budżetowe oraz procedury kontroli wydatków dokonywanych ze środków publicznych (art. 28a - 28 b ustawy o f.p.).

Zgodnie z nowym unormowaniem art. 28 a ustawy o finansach kierownik jednostki sektora finansów publicznych jest odpowiedzialny za całość gospodarki finansowej, w tym za wykonywanie określonych ustawowo obowiązków w zakresie kontroli. Swoje obowiązki kierownik może jednak powierzyć wyznaczonemu pracownikowi jednostki ( lub zespołowi kontrolnemu ). Ich przejęcie powinno być stwierdzone dokumentem. Natomiast organ sprawujący, na podstawie odrębnych przepisów, nadzór nad jednostką sektora finansów publicznych ( np. zarząd gminy lub powiatu nad instytucją kultury albo publicznym zakładem opieki zdrowotnej ) kontroluje przestrzeganie przez tę jednostkę realizacji procedur kontrolnych, a kontrola taka obejmować powinna w każdym roku co najmniej 5 proc. wydatków nadzorowanej jednostki.

Specjalnej kontroli finansowej w odniesieniu do zapłaty z tytułu każdej transakcji dokonuje główny księgowy jednostki sektora finansów publicznych (por. przepisy nowego art. 35 ustawy o f.p.). Złożenie podpisu przez głównego księgowego na dokumencie związanym z określoną operacją rozliczeniową, obok podpisu pracownika właściwego rzeczowo oznacza, że:

  -nie zgłasza on zastrzeżeń do przedstawionej przez właściwych rzeczowo pracowników oceny prawidłowości merytorycznej tej operacji i jej zgodności z prawem,

  -nie zgłasza zastrzeżeń do kompletności oraz formalno-rachunkowej rzetelności i prawidłowości dokumentów, dotyczących tej operacji,

  -zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym oraz harmonogramie dochodów i wydatków, a jednostka posiada środki finansowe na ich pokrycie.

 

Główny księgowy w razie ujawnienia nieprawidłowości zwraca dokument właściwemu rzeczowo pracownikowi, a w razie nie usunięcia nieprawidłowości odmawia jego podpisania. O odmowie podpisania dokumentu i jej przyczynach główny księgowy zawiadamia pisemnie kierownika jednostki. Kierownik zaś może wstrzymać realizację zakwestionowanej operacji albo wydać w formie pisemnej polecenie jej realizacji na swoją odpowiedzialność.

Zamówienia publicznego nie można udzielić dopóki, dopóty nie zostanie należycie zaplanowane (zapewnienie pokrycia finansowego). Po zaplanowaniu zamówienie może być udzielone choćby miało być ono realizowane dopiero z końcem roku budżetowego (finansowego). Stwarza to możliwość udzielania zamówień długoterminowych, zwłaszcza rocznych. Natomiast zamówienia wieloletnie, przekraczające rok finansowy mogą być w razie wyjątkowych potrzeb udzielane w oparciu o szczególny przepis prawa bądź indywidualne upoważnienie właściwego organu. W szczególności wieloletnie zamówienia publiczne w jednostkach samorządu terytorialnego wymagają uprzedniej zgody organu stanowiącego (rady). Tego rodzaju zamówienia "wyprzedzają" więc proces planowania, a stosowne sumy wydatkowe na zapewnienie prawidłowego toku ich realizacji stają się wydatkami obligatoryjnymi, które muszą być planowane w kolejnych latach z pierwszeństwem przed wydatkami fakultatywnymi.

Zgodnie zaś z przepisami art. 110 ustawy o f.p. uchwała budżetowa jednostki samorządu terytorialnego może określać, oprócz limitów wydatków na okres roku budżetowego limity wydatków na wieloletnie programy inwestycyjne, ujmowane w specjalnym wykazie stanowiącym załącznik do uchwały budżetowej. Kolejne uchwały budżetowe "konsumują" więc taki program, wyszczególniając roczne nakłady inwestycyjne. Ewentualna zmiana kwot wydatków na realizację programu inwestycyjnego wymaga osobnej uchwały organu stanowiącego właściwej jednostki samorządu terytorialnego. Analogiczne zasady obowiązują w odniesieniu do budżetu państwa (por. przepisy art. 80 ust. o f.p.).

W razie niespodziewanych trudności płatniczych, wykonywanie zamówienia można "zawiesić", aneksując umowę na zasadzie przepisu art. 76 ustawy o z.p. Natomiast w wypadku nadzwyczajnej zmiany okoliczności powodujących, że realizacja zamówienia nie leży już w interesie publicznym umowę można wypowiedzieć w oparciu o podstawy z art. 77 tej ustawy. Należy wszakże zastrzec, że ewentualne zmiany w obrębie hierarchii zadań inwestycyjnych lub inne zmiany o charakterze "preferencyjnym" towarzyszące często niefrasobliwej polityce inwestycyjnej nie stanowią "istotnej zmiany okoliczności". W szczególności rozmaitych "odcinkowych interesów" organów zarządzających nie powinno się utożsamiać automatycznie ze zbiorowym "interesem publicznym" i nie mogą one usprawiedliwiać odstępstw od ogólnej zasady pacta sunt servanta (umów trzeba dotrzymywać). Najpierw więc należy kończyć bieżące, a dopiero potem rozpoczynać nowe zadania wydatkowe (zwłaszcza budowlane) [xiii].

Długoterminowe zamówienia publiczne to zjawisko pożyteczne nie tylko w budownictwie (gdzie eliminują szereg negatywnych praktyk towarzyszących tzw. etapizacji procesu budowlanego opartego na wielokrotnie powtarzanych umowach odcinkowych), ale także i w obrębie dostaw produktów potrzebnych dla bieżącego funkcjonowania jednostek sektora publicznego (opału, paliw, materiałów budowlanych, sprzętu, lekarstw itd.). Zmniejszają one bowiem biurokrację, są tańsze dla zamawiającego oraz stabilizują wzajemne interesy kontrahentów w dłuższych horyzontach czasowych [XIV]. Bez sensownego planowania rzeczowo-finansowego byłyby iluzoryczne. Na podstawie jednej i tej samej umowy zamawiający otrzymuje wielokrotnie powtarzalne świadczenia cząstkowe spełniane przez dostawcę (wykonawcę) sukcesywnie w oparciu o jednostronne dyspozycje zamawiającego, w miarę jego potrzeb. Ewentualna zaś indeksacja ceny (wynagrodzenia) zapobiega zakłóceniom związanym z utrzymującą się ciągle inflacją. Przepis art. 51 ustawy o f.p. wymusza jednak obowiązek każdorazowego określenia z góry w umowie dopuszczalnego według planu pułapu tzw. ceny maksymalnej, którego nie wolno przekroczyć w wyniku samoczynnego korygowania ceny (wynagrodzenia) w czasie realizacji kontraktu publicznego. Potrzeby wynikające z planów nie muszą być jednak automatycznie odzwierciedlane w całości w postaci odpowiadających im ilości zamawianych produktów. W trosce o zapobieganie zapasom nieprawidłowym zamawiający powinien zamawiać nieco mniej, aniżeli wynika to z rzetelnego oszacowania jego potrzeb albo zastrzegać z góry w umowie możliwość odstąpienia od uruchomienia określonej ilości zamawianego przedmiotu świadczenia (np. do 30 proc.) w razie braku potrzeb.

Zaplanowanie zamówienia otwiera wprawdzie drogę do jego udzielenia w postaci zaciągnięcia stosownego zobowiązania, lecz nie jest to równoznaczne z bezwzględną gwarancją zapłaty tego zobowiązania. Zaspokajanie bowiem zobowiązań (wydatków) powinno następować na miarę napływających dochodów, również planowanych, ale nacechowanych - jak wiadomo - określonym ryzykiem. W konsekwencji bieżące możliwości płatnicze jednostki zamawiającej związane są bezpośrednio z jej tzw. płynnością finansową. Zamawiający tak powinien zatem sterować realizacją świadczeń cząstkowych (tzw. odbiorami częściowymi), aby nie stwarzać podstaw do zapłaty przy braku możliwości płatniczych. Ze względu na konieczną decentralizację kompetencji do zaciągania zobowiązań finansowych w obrębie Skarbu Państwa i jednostek samorządu terytorialnego przewiduje się też obowiązek opracowywania na bieżąco specjalnych harmonogramów realizacji wydatków na miarę napływających dochodów budżetowych, ujawniających niższym ogniwom zarządzania możliwości płatnicze jednostki zamawiającej (por. art. 29 ustawy o f.p.).

Zgodnie z dyspozycją art. 14c ustawy o z.p. jednostka zamawiająca należąca do sektora finansów publicznych obowiązana jest niezwłocznie po sporządzeniu planu finansowego (a gdy nie należy do tego sektora, najpóźniej do 31 marca roku kalendarzowego) przekazać do publikacji w BZP ogłoszenie o planowanych w danym roku kalendarzowym zamówieniach publicznych, których wartość w przypadku zamówień na roboty budowlane przekracza równowartość kwoty 500 tys. EURO albo łączna wartość w każdej kategorii dostaw lub usług przekracza równowartość kwoty 500 tys. EURO. Przez "kategorię dostaw lub usług" w świetle przepisu art. 2 pkt 12 ustawy o z.p. należy rozumieć urzędowe wyodrębnienie określonego produktu w ramach piątego poziomu grupowania dostaw (usług) stosowanego w Polskiej  Klasyfikacji Towarów i Usług[XV]. Powyższy wymóg publikacyjny stanowi wynik odpowiedniej recepcji do prawa polskiego postanowień dyrektyw europejskich. Ma on na celu zwiększenie jawności i przejrzystości udzielania zamówień oraz konkurencyjności przyszłego postępowania o pojedyncze zamówienie publiczne. Dla zamawiającego łączy się zaś dodatkowo z obowiązkiem staranniejszego planowania skoro niektóre dyspozycje planu będą ogłaszane, z jasnym zarysowaniem przedmiotu zamówienia. W planie zamówienie nazywa się "wydatkiem", który nie może już być ujmowany lakonicznie. Powinien być skorelowany terminologicznie z powołaną wyżej urzędową Klasyfikacją Towarów i Usług. Ustawa nie upoważnia jednak do podawania planowanej kwoty ogłaszanego wydatku. Stąd też ewentualne późniejsze zmiany tej kwoty nie połączone ze zmianą tożsamości przedmiotu zamówienia nie będą miały żadnego wpływu na skutki ogłoszenia. Natomiast w razie istotnej zmiany tożsamości przedmiotu zamówienia (wydatku) po ogłoszeniu, lecz przed uruchomieniem procedury w sprawie jego udzielenia mógłby nasuwać się wniosek o potrzebie dodatkowego ogłoszenia (zmieniającego), ale brak do tego wyraźnego przepisu. Nie wydaje się też, aby w ogłoszeniu o planowanych zamówieniach należało bezwzględnie podawać dokładne terminy ich realizacji. Zarys treści ogłoszenia określony został już w odpowiednim wzorze urzędowym.

            Jedynie przy planowaniu i opisie robót budowlanych odpada konieczność przestrzegania urzędowej Klasyfikacji Towarów i Usług (wniosek z art. 2 pkt 12 ustawy OZP). Ale niewiele wnosi też fakultatywne odwoływanie się do mającej głównie znaczenie terminologiczne urzędowej klasyfikacji obiektów budowlanych[XVI]. Specyfika robót budowlanych jest bowiem tak rozległa, że przy ich określaniu uwzględniać trzeba przede wszystkim dyspozycje dokumentacji projektowej (zatwierdzanej urzędowo) oraz specyfikacji technicznej wykonania i odbioru robót (por. art. 17 ust. 1 ustawy o z.p.). Przy samej zaś identyfikacji przedmiotu zamówienia należy kierować się nie tyle robotami budowlanymi, ile kwalifikacją obiektu budowlanego, będącego ich rezultatem i przedmiotem ostatecznego odbioru.

Pod względem techniczno-prawnym plan zamówień publicznych nie jest jakimś osobnym rodzajem planu, lecz stanowi jedynie część planu wydatków (plan finansowy jednostki = plan dochodów/przychodów + plan wydatków), a więc jest to zbiór wszystkich dyspozycji wydatkowych poza tzw. wydatkami płacowymi, dotacyjnymi i innymi wydatkami uruchamianymi inaczej, niż w trybie zamówień publicznych. Z uwagi jednak na to, że plany finansowe jednostek z reguły konstruowane są w oparciu o podziałki urzędowej klasyfikacji finansowej [XVII], konieczne jest odpowiednie uszczegółowienie jego części wydatkowej (w formie tzw. objaśnień z uwzględnieniem terminologii i klasyfikacji zamówień publicznych). Jeszcze lepszym zabiegiem może być ponowna agregacja wydatków na zamówienia publiczne ujęta w formie specjalnego załącznika do planu finansowego jednostki nazwanego "zestawieniem zamówień publicznych".

 

III. Zgodnie z finansowym planem wydatków zamawiający dokonuje szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia. Jest to również wymóg podyktowany zasadami racjonalnego działania oraz koniecznością należytej realizacji dobra publicznego. Zamawiający bowiem z góry musi "wiedzieć czego chce". Jedynie przy udzielaniu zamówienia z wolnej ręki określenie przedmiotu zamówienia może być odroczone na czas rokowań zmierzających bezpośrednio do zawarcia umowy. Natomiast przy wszystkich pozostałych trybach ofertowych uprzednie określenie przedmiotu zamówienia jest niezbędne także i ze względów proceduralnych, celem stworzenia jednakowych podstaw oceny i porównania składanych ofert. Jest to zatem konieczny wymóg warunków postępowania. W razie zaś wystąpienia sprzeczności pomiędzy uszczegółowionym opisem przedmiotu zamówienia a dyspozycjami planu, zamawiający musi rozważyć potrzebę zmiany planu jeszcze przed rozpoczęciem procedury udzielenia zamówienia.

Zarówno istota procedur porównawczych, jak i ustawowe ograniczenia swobody kształtowania treści umów o zamówienia publiczne (art. 72 i n. ustawy o z.p.) sprzeciwiają się udzielaniu zamówień ramowych, o nie w pełni skonkretyzowanym przedmiocie, co do których zachodziłaby potrzeba dalszej konkretyzacji przedmiotu umowy już po jej zawarciu [XVIII]. Wyklucza się bowiem nie tylko dalsze ustalenia umowne w obrębie świadczenia niepieniężnego, lecz także i późniejsze zmiany w zakresie należnego zań ekwiwalentu pieniężnego. Bezwzględnie zakazuje się jakiegokolwiek późniejszego rozszerzania przedmiotu zamówienia, jak i innych zmian bądź uzupełnień umowy na niekorzyść zamawiającego (art. 72 ust. 3 oraz art. 76 ustawy o z.p.).

Natomiast w dopuszczalnej na korzyść zamawiającego możliwości aneksacji umowy mieści się przyzwolenie na zawężenie  przedmiotu zamówienia, tym bardziej w oparciu o automatycznie skutkujące dyspozycje zamawiającego zastrzeżone z góry w umowie. Długoterminowym umowom o zamówienia publiczne towarzyszą bowiem na ogół rozmaite klauzule dostosowawcze, w tym klauzule uprawniające zamawiającego do częściowego wypowiedzenia kontraktu publicznego w razie nieoczekiwanego braku potrzeb.

W praktyce może się jednak zdarzyć, że mimo dochowania należytej staranności zamawiający nie jest w stanie dokładnie określić przedmiotu zamówienia. Powinien wtedy rozważyć możliwość zastosowania dwuetapowej procedury udzielania zamówienia, a mianowicie przetargu dwustopniowego bądź negocjacji z zachowaniem konkurencji  (por. art. 54 i 64 ustawy o z.p.). W przeciwnym przypadku skazany jest na dalsze próby uszczegółowienia przedmiotu zamówienia. W ramach zaś pierwszego (rozpoznawczego) etapu każdej z powyższych procedur zamawiający zyskuje szansę dookreślenia brakujących parametrów, przy pomocy bardziej zorientowanych i profesjonalnie działających dostawców (wykonawców). Niekiedy pożądane są rozwinięte negocjacje wstępne z potencjalnymi oferentami, ujawniające rzeczywiste położenie i potrzeby zamawiającego.

Zanim w ogóle zamawiający doprowadzi do wszczęcia jakiejkolwiek procedury zawsze powinien też rozważyć możliwość sondażowego rozpoznania propozycji rynkowych, a następnie analizując nie wiążące materiały reklamowe, cenniki i inne podobne, pozyskane sondażowo informacje może dookreślić pożądany przedmiot zamówienia. Tego rodzaju zabiegi wskazane są zwłaszcza przy zamawianiu skomplikowanego sprzętu i usług, np. rozwiniętej obsługi bankowej, sprzętu medycznego czy świadczeń potrzebnych w ramach tzw. komputeryzacji instytucji publicznej. W tym ostatnim przypadku zagrożenia bywają rozległe. Związane są z dużą dynamiką postępu technicznego oraz koniecznością dostosowania zamawianego sprzętu i usług do założeń informatycznego systemu wspomagania zarządzania sprawami publicznymi. Przed udzieleniem tego rodzaju zamówienia konieczna jest często dokładna inwentaryzacja zadań publicznych jednostki zamawiającej i racjonalne dostosowanie do nich struktury organizacyjnej, zapewniającej sprawny obieg informacji. Wymaga to zwykle równoległego opracowania specjalnego projektu informatycznego wspomagania zarządzania jednostką (z odpowiednimi programami), bez którego nie może być umowy o rzetelnym opisie przedmiotu zamówienia. To zaś wiąże się z koniecznością udzielenia zamówienia wstępnego na prace projektowe

Podobne problemy występują przy zamawianiu robót budowlanych. Wymóg uprzedniego dysponowania przez zamawiającego projektem architektoniczno-budowlanym obwarowany został dodatkowo sankcjami publiczno-prawnymi wynikającymi z przepisów o pozwoleniu na budowę (rozbudowę lub przebudowę) obiektu budowlanego. Nawet w przypadku prac remontowo-budowlanych, przy których nie występuje obowiązek uzyskania pozwolenia budowlanego, konieczny jest projekt lub co najmniej  rozwinięty wykaz uszkodzeń i usterek wymagających usunięcia (opracowany na podstawie inwentaryzacji obiektu) oraz tzw. przedmiar robót.

Bez rzetelnego opisu przedmiotu zamówienia "przenoszonego" następnie do umowy w postaci konkretyzacji świadczenia niepieniężnego nie jest możliwa prawidłowa realizacja kontraktu publicznego, ani też określenie odpowiadającego temu świadczeniu ekwiwalentu pieniężnego [XIX]. W szczególności przy kosztorysowym sposobie ustalania wynagrodzenia za dzieło budowlane, bez właściwej dokumentacji nie da się sporządzić prawidłowego kosztorysu robót. W świetle powyższego na uwagę zasługuje przepis art. 35 ust. 1 pkt 4 ustawy o z.p., zgodnie z którym określenie przedmiotu zamówienia powinno nastąpić w razie potrzeby również za pomocą planów, rysunków lub projektów, łącznie z wyszczególnieniem wszelkich świadczeń dodatkowych. W razie zaś wątpliwości co do stopnia dokładności tego opisu przyjąć trzeba że powinien być on na tyle szczegółowy, aby następnie już po jego odzwierciedleniu w umowie, można było w razie potrzeby oprzeć na nim ewentualne roszczenia przeciwko dostawcy (wykonawcy). Dla zapewnienia jego przejrzystości powinna być dochowana właściwa terminologia zgodna z przepisami urzędowej klasyfikacji produktów i usług, o której mowa w przepisie art. 17 ust. 1 ustawy o z.p. Z kolei interesy publiczne wymagają, aby określenie przedmiotu zamówienia nastąpiło za pomocą obiektywnych cech technicznych i jakościowych z uwzględnieniem Polskich Norm wprowadzających normy europejskie lub europejskich aprobat technicznych, a w odniesieniu do robót budowlanych za pomocą dokumentacji projektowej oraz specyfikacji technicznej wykonania i odbioru robót (zob. art. 17 ust. 1 ustawy o z.p.). W przypadku braku Polskich Norm wprowadzających normy europejskie lub europejskich aprobat technicznych uwzględnia się w następującej kolejności: normy europejskie, Polskie Normy wprowadzające normy międzynarodowe, Polskie Normy lub aprobaty techniczne (art. 17 ust. 2 ustawy o z.p.)

Przedmiotu i warunków zamówienia publicznego nie wolno określać w sposób, który mógłby utrudniać uczciwą konkurencję pomiędzy ubiegającymi się o zamówienie dostawcami (wykonawcami). Nie wolno zatem tak opisywać przedmiotu zamówienia, aby wskazywać pośrednio na pochodzenie produktu lub stwarzać jakiekolwiek uprzywilejowanie dla jednych a dyskryminację innych oferentów. Z drugiej wszakże strony zamawiający musi mieć prawo do nabycia dokładnie takiego przedmiotu jaki potrzebny jest do jego potrzeb. Trafność zaś doboru zamawianego przedmiotu parametrów podlega ogólnej ocenie według przepisów ustawy o finansach publicznych z punktu widzenia celowości i gospodarności wydatków. Stąd bliższe określenie zamawianego przedmiotu, nawet ze wskazaniem na jego markę lub inne odróżnienie przy konkurującej sieci dystrybucyjnej nie może być poczytywane za zindywidualizowanie pochodzenia produktu. Jeśli jednak sieć dystrybucyjna działa na zasadzie wyłączności bądź z innych przyczyn zachodzi tak ograniczona konkurencja, że markowe określenie przedmiotu (np. samochód "Lancia") wskazuje automatycznie na osobę dostawcy lub kilku znanych dostawców, będzie trzeba je uznać za określenie wadliwe. Zamawiający w trosce o zapewnienie sobie pożądanego przedmiotu będzie wtedy zmuszony do bardzo dokładnego jego opisu przy pomocy obiektywnych cech funkcjonalno-technicznych, odróżniających preferowany przedmiot od innych. W konsekwencji pośrednio wskaże dokładnie ten, o który mu chodzi (np. samochód "Lancia"), czyniąc zadość zasadom uczciwej konkurencji.

Z mocy specjalnego przepisu art. 17 ust. 3 ustawy o z.p. nie stanowi utrudnienia uczciwej konkurencji określenie przedmiotu zamówienia przez wskazanie znaków towarowych, patentów lub pochodzenia jeżeli jest to uzasadnione specyfiką przedmiotu zamówienia lub zamawiający nie może opisać przedmiotu zamówienia za pomocą dostatecznie dokładnych i powszechnie zrozumiałych określeń, a wskazaniu takiemu towarzyszą wyrazy "lub równoważne".

Przy konstruowaniu opisu przedmiotu zamówienia, który ma być realizowany sukcesywnie, w miarę potrzeb zamawiającego bądź wykonywany etapowo (np. obiekt budowlany) określenia wymagają poszczególne jego części (świadczenia cząstkowe) wraz ze wskazaniem okoliczności tzw. odbiorów częściowych zamawianego przedmiotu lub co najmniej oznaczenia podstaw umożliwiających określenie świadczeń cząstkowych w trakcie realizacji umowy. Świadczenia cząstkowe mogą być uruchamiane nawet na podstawie jednostronnych dyspozycji zamawiającego, w miarę jego potrzeb (odpada magazynowanie i ewentualne zapasy nieprawidłowe przedmiotu). Określenie z góry w opisie przedmiotu zamówienia (a potem w umowie) przesłanek realizacji świadczeń cząstkowych, warunkuje niezakłóconą realizację kontraktu, ze sprawnymi odbiorami ilościowymi i jakościowymi zamówionego przedmiotu.

Zgodnie z przepisami art. 17a ustawy o z.p. zamawiający może dopuścić możliwość złożenia oferty przewidującej odmienny niż określony przez niego sposób wykonania zamówienia (oferta wariantowa), jeżeli cena nie jest jedynym kryterium najkorzystniejszej oferty. Powinien on określić w warunkach postępowania minimalne wymagania, jakim

muszą odpowiadać warianty oraz sposób ich przedstawienia. Nie oznacza to bynajmniej przyzwolenia dla oferentów na złożenie więcej aniżeli jednej oferty bądź na złożenie oferty wielowariantowej. Oferenci mają jedynie swoiste prawo opcji. Mogą składać tylko po jednej ofercie i tylko w jednym, wybranym przez siebie wariancie. Stosownie bowiem do ogólnej dyspozycji art. 66 kodeksu cywilnego oferta jest stanowczą (jednowariantową) propozycją zawarcia umowy. Jeżeli jednak zamawiający nie dopuszcza możliwości złożenia oferty wariantowej obowiązany jest zamieścić  o tym informację w ogłoszeniu o postępowaniu oraz odpowiednio w specyfikacji istotnych warunków zamówienia lub w zaproszeniu do składania ofert (art. 17 a ust. 3 ustawy o z.p.).

 

IV. Dopiero po szczegółowym opisie przedmiotu świadczenia niepieniężnego możliwa jest właściwa ocena jego wartości pieniężnej. Każdy racjonalnie działający nabywca przedmiotu (usługi) przed zawarciem umowy powinien zorientować się wstępnie o wartości planowanej transakcji. Należyte oszacowanie wartości zamawianego przedmiotu przed udzieleniem zamówienia publicznego, to także jeden z ważniejszych obowiązków publicznoprawnych zamawiającego, wynikający z potrzeby celowej i oszczędnej realizacji publicznych wydatków finansowych. Obowiązek ten usprawiedliwiany jest co najmniej kilkoma okolicznościami.

Po pierwsze, zamawiający zawczasu poznać powinien realną wartość zamówienia, aby skonfrontować ją z odpowiednimi dyspozycjami planu rzeczowo finansowego, który wraz z upływem czasu (inflacja i inne zmiany okoliczności) może tracić na aktualności bądź - co niestety zdarza się jeszcze w praktyce zbyt często - od początku nie przedstawia się realnie pod względem finansowym. Zamawiający nie może bowiem uruchamiać postępowania o udzielenie zamówienia, by następnie w jego toku przerwać je i unieważnić ze względu na brak wystarczających środków finansowych. Unormowanie z art. 27b ust. 1 pkt 2 ustawy o z.p., to rozwiązanie bardzo wyjątkowe, zezwalające na unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, gdy cena najkorzystniejszej oferty przewyższa kwotę, którą zamawiający przeznaczył na finansowanie zamówienia. To zaś co zamawiający "przeznaczył na finansowanie zamówienia" wynika ze stosownej dyspozycji planu rzeczowo finansowego [XX], która zweryfikowana być powinna zasadniczo przed uruchomieniem, a nie w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego [XXI]. W konsekwencji w razie braku wystarczającego pokrycia finansowego zamawiający powinien zdecydować się na poprawienie planu w kierunku zwiększenia kwoty wydatku bądź tak zmodyfikować opis przedmiotu zamówienia, aby obniżyć jego koszty albo też w ogóle zrezygnować z transakcji opiewającej na zbyt kosztowny przedmiot zamówienia. Tymczasem w praktyce nadmiernie unieważnia się przetargi publiczne z braku środków finansowych, co nasuwa przypuszczenie, że przynajmniej częściowo powód ten nie wynika z rzetelnych przesłanek, a rzeczywiste przyczyny są inne i nie znajdują usprawiedliwienia w obowiązujących przepisach prawa.

Po drugie, rozmaite okoliczności składające się na bezpieczeństwo transakcji, zwłaszcza konieczność przeciwdziałania zagrożeniom dla ekonomicznych interesów zamawiającego (wykorzystania przez oferentów nieznajomości realnej wartości przedmiotu po stronie zamawiającego) wymuszają powinność urzędowego i należytego oszacowania wartości planowanego zamówienia, tuż przed jego udzieleniem. Z oczywistych względów ustalenia w tym zakresie mają wyłącznie "wewnętrzne" znaczenie i nie mogą być udostępniane zainteresowanym oferentom. Ochrona bowiem publicznych interesów ekonomicznych powinna być realizowana co najmniej analogicznie jak ochrona interesów prywatnych.

Po trzecie, liczne uwarunkowania proceduralne, zwłaszcza związane z przestrzeganiem rozmaitych wymagań ustawowych zależnych od tzw. progów kwotowych (3 tys., 20 tys., 30 tys. EURO i t.d.) oraz wymagań dotyczących wadiów przetargowych i zabezpieczenia należytego wykonania zamówienia publicznego wymagają również prawidłowego oszacowania wartości zamówienia

Zgodnie z dyspozycją art. 2 pkt 9 ustawy o z.p. szacunkową wartość zamówienia ustala się z należytą starannością - bez podatku od towarów i usług (VAT). Chodzi o ustalenie spodziewanej, czyli najbardziej prawdopodobnej ceny rynkowej (wynagrodzenia, prowizji, czynszu itd.) należnej za zamawiany przedmiot. Jest to zatem realna cena zakupu przedmiotu bez - podlegającego z założenia odliczeniu - podatku VAT, powiększona o tzw. koszt zakupu i ewentualnego przystosowania przedmiotu do stanu zdatnego do używania, łącznie z kosztami transportu i montażu, a obniżona o rabaty, upusty i inne podobne zmniejszenia. Przy usługach nietypowych zaś, jak i robotach budowlanych będą to wszelkie koszty bezpośrednie co do nakładów potrzebnych dla osiągnięcia przedmiotu zamówienia (zwłaszcza wartości potrzebnych materiałów i robocizny). W grę wchodzą też  niektóre koszty pośrednie, obejmujące stałe koszty utrzymywania określonych zdolności gospodarczych wykonawcy.

Ustawodawca nie przesądza więc z góry o metodzie oszacowania tej wartości. Wiadomo tylko, że powinna być ona adekwatna do zamawianego przedmiotu i zastosowana rzetelnie. Przy zamawianiu towarów i usług powszechnie dostępnych, o ustalonych w obrocie standardach wystarczający będzie - jak się zdaje - zwyczajny sondaż cenowy, nawet telefoniczny. Nabycie nieruchomości zwłaszcza zabudowanej wiązać się musi już z uprzednią profesjonalną jej wyceną. Zamawianie zaś wyspecjalizowanych usług wymaga wstępnej kalkulacji (kosztorysu) przewidywanych nakładów. Natomiast udzielenie zamówienia na roboty budowlane bez względu na ich przedmiot i zakres poprzedzone być musi sporządzeniem tzw. kosztorysu inwestorskiego. W szczególności przy przetargu na roboty budowlane zamawiający stosownie do dyspozycji art. 35 ust. 2 ustawy o z.p. obowiązany jest posiadać dokumentację określającą przedmiot przetargu oraz kosztorys inwestorski. W przypadku, gdy przepisy prawa budowlanego nie przewidują urzędowo zatwierdzanej dokumentacji projektowej (na roboty remontowe) wystarczy uproszczony wykaz i tzw. przedmiar robót, w razie potrzeby z dodatkowymi rysunkami, na tyle szczegółowy, aby możliwe było należyte kosztorysowanie.

Opracowanie kosztorysu inwestorskiego robót budowlanych, inaczej a niż przy pozostałych rodzajach zamówień publicznych, nie może być dokonane swobodnie, z uwzględnieniem lokalnych cen i czynników cenotwórczych. Przejściowo (zapewne z uwagi na szczególną ochronę interesów publicznych) zarówno metody, jak i wartości poszczególnych nakładów podlegają reglamentacji prawnej. Obowiązują bowiem: rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dn. 26 lutego 1999r. w ustawie metod i podstaw sporządzenia kosztorysu inwestorskiego [XXII] oraz rozporządzenie Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dn. 26 września 2000r. w sprawie kosztorysowych norm nakładów rzeczowych, cen jednostkowych robót budowlanych oraz cen czynników produkcji dla potrzeb sporządzania kosztorysu inwestorskiego [XXIII].

 

Według przepisu art. 3 ust. 2 ustawy o z.p. zamawiający nie może w celu uniknięcia stosowania ustawy lub uniknięcia ustawowych procedur udzielania zamówień publicznych dzielić zamówienia na części oraz zaniżać wartości przedmiotu zamówienia. Wynika z tego, że zasadniczo zamawiającemu wolno udzielić kilku zamówień zamiast jednego, byleby nie doprowadzał do "obejścia ustawy" [xxiv]. W szczególności ma on takie prawo wtedy, gdy dla każdego "cząstkowego zamówienia" zastosuje wymagania właściwe dla "całości". Stąd zgodnie z przepisami nowego art. 3a ustawy o z.p. (wejście w życie 1 stycznia 2004r.), jeżeli zmówienie ma być wykonywane w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania, wartością takiego zamówienia jest suma wartości poszczególnych jego części. Gdyby jednak suma wartości poszczególnych części przedmiotu zamówienia przekraczała równowartość kwoty, od której jest uzależnione stosowanie odpowiednich przepisów ustawy (zwłaszcza przekraczała próg 30 tys. EURO), przepisy te dotyczące publikacji ogłoszeń w BZP, czasokresów terminów, wymagań w zakresie sporządzania protokołu postępowania, dopuszczalności i przebiegu postępowania protestacyjno-odwoławczego stosuje się do udzielenia zamówienia na każdą z części. W przypadku gdy zamawiający zamierza udzielić w ciągu roku kalendarzowego zamówień publicznych na dostawy lub usługi tej samej kategorii, podstawą obliczenia wartości zamówienia jest łączna wartość zamówień, których zamawiający zamierza udzielić w danym roku, albo suma wartości zamówień tej samej kategorii udzielonych w ostatnim roku kalendarzowym lub w ciągu ostatnich 12 miesięcy, z uwzględnieniem zmian ilościowych zamawianych dostaw (usług) oraz prognozowanego na dany rok średniorocznego wskaźnika wzrostu cen towarów i usług konsumpcyjnych ustalanego w ustawie budżetowej.

Należyte oszacowanie wartości przedmiotu zamówienia otwiera następnie zamawiającemu drogę do doboru właściwego trybu postępowania o udzielenie zamówienia, za co odpowiada (także dyscyplinarnie) urzędnik, który w świetle rozwiązań statutowych upoważniony został do zawarcia (podpisania) umowy w imieniu zamawiającego. Zasadniczo jest to rozstrzygnięcie "wewnętrzne", chodź jego skutki dotyczyć będą potem również podmiotów ubiegających się o zamówienie. Przepis art. 79 ust. 2 pkt 1 ustawy o z.p. wyklucza więc jakiekolwiek protesty i odwołania w odniesieniu do tej czynności zamawiającego.

Jeżeli zamówienie obejmuje równocześnie roboty budowlane, dostawy lub usługi (tzw. kontrakt mieszany), do udzielenia tego zamówienia stosuje się przepisy dotyczące tego przedmiotu zamówienia, którego wartościowy udział w danym zamówieniu jest największy (art. 3b) Ustawy o z.p.

 

V. Z przepisów art. 14 ustawy o z.p. wynika, że zasadniczą procedurą udzielenia zamówienia jest przetarg nieograniczony. Staje się on obligatoryjny wtedy, gdy nie można już skorzystać z żadnej z pozostałych pięciu procedur, ustawowo limitowanych. Natomiast gdy przy możliwościach zastosowania innej procedury, zamawiający decyduje się jednak na przetarg nieograniczony - staje się on postępowaniem fakultatywnym. Wobec powyższego ustawowe przesłanki dopuszczalności pozostałych pięciu procedur, jako wyjątkowych, nie mogą być interpretowane rozszerzająco. Wyjątkowo tylko, jeśli zamówienie ma być finansowane z udziałem środków zagranicznych przyznawanych na podstawie umowy międzynarodowej, przewidującej inne niż polska ustawa o z.p. procedury udzielenia zamówienia, zamawiający stosuje procedury określone we właściwej umowie międzynarodowej (art. 3c ust. 1 ustawy o z.p.).

 

Z wyborem właściwego trybu postępowania, innego niż procedura z wolnej ręki wiąże się konieczność ustalenia istotnych warunków zamówienia, bez których nie da się zapewnić prawidłowego toku procedury ofertowej, nacechowanej - jak wiadomo - wyjątkowym automatyzmem. Zamawiający bowiem z góry musi dobrać i należycie określić nie tylko parametry zamawianego przedmiotu wraz z terminem jego realizacji, ale także i pozostałe istotne postanowienia planowanej umowy, warunki wymagane od oferentów oraz niezbędne wymogi związane ze składaniem ofert. Jednolite wobec wszystkich ubiegających się o zamówienie oferentów wymagania formalne i merytoryczne gwarantują poszanowanie zasad równości i uczciwej konkurencji. Naruszenie tych warunków przez oferenta uzasadnia obowiązek odrzucenia jego oferty (por. art. 27a ustawy o z.p.). Najobszerniejsze ujęcie warunków zamówienia zawiera konieczna przy przetargu o równowartości powyżej 30 tys. EURO specyfikacja istotnych warunków zamówienia w rozumieniu przepisów art. 35 ustawy o z.p., których objaśnienie wymaga osobnego opracowania. Natomiast przy procedurze z wolnej ręki, polegającej na pertraktacjach tylko z jednym potencjalnym kontrahentem, warunki zamówienia mogą być negocjowane ad hoc (na bieżąco) i korygowane aż do momentu zawarcia umowy.

 

 


[I] Tekst jednolity Dz. U. z 1998r. Nr 119, poz. 773 z późn. zm., zwana dalej w skrócie "ustawą o z. p.". Nowelizacja dokonana została na mocy ustawy z dn. 22 czerwca 2001r. (Dz.U. Nr 76, poz. 813) oraz ustawy z dn. 36 lipca 2001r. (Dz.U. Nr 113, poz. 1208).

[II] Na mocy artykułu 12 ustawy z dnia 18 grudnia 2001r. o zmianie ustaw: o Bankowym Funduszu Gwarancyjnym, Prawo energetyczne, o partiach politycznych (...), o zmianie ustawy o zamówieniach publicznych oraz o utracie mocy ustawy o kasach oszczędnościowo -budowlanych i wspieraniu przez państwo oszczędzania na cele mieszkaniowe ( po podpisie Prezydenta RP skierowana do publikacji ).

[III] Dz. U. Nr 155, poz. 1014 z późn. zm. ostatnia Dz. U. z 2000r. Nr 122, poz. 1315, zwana dalej w skrócie "ustawą o f.p.",

[IV] Zob. także rozmowa z Prezesem UZP (w:) Eliminacja nieprawidłowości związanych z funkcjonowaniem systemu zamówień publicznych, "Zamówienia Publiczne - Doradca" 2001, Nr 1, s. 2 i n. oraz rozmowa z posłem Z. Kałamagą (w:) Wejście tylnymi drzwiami, Zamówienia Publiczne - Doradca" 2001, Nr 2, s. 2 i n.

[V]  Zob. bliżej Zamówienia publiczne w Unii Europejskiej, Dyrektywy dotyczące zamówień publicznych na usługi, dostawy i roboty budowlane (red. M. Lemke), wyd. UZP, Warszawa 1999.

[VI] Dotyczy to także instytucji kultury oraz samorządowych zakładów opieki zdrowotnej (por. art. 13 ust. 2 ustawy o f.p.), rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 18 lipca 2000r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów, Dz. U. Nr 59, poz. 688.

[VII] Dz.U. Nr 122, poz.1333.

[viii] Tekst jednolity Dz.U. z 1991r. Nr 44. poz. 194.

[IX] Dz.U. Nr 72, poz. 318.

[X] Dz. U. Nr 91, poz. 408.

[XI] Dz.U. Nr 164, poz. 1194.

[XII] Tekst jednolity Dz.U. z 2001r. Nr 13, poz.123.

[XIII] Bliżej na ten temat R. Szostak: Możliwość rozwiązania umowy o zamówienie publiczne, "Zamówienia Publiczne - Doradca" 2000, Nr 8, s.60 i in.

[XIV] Zob. też R. Szostak: Zamówienia publiczne na świadczenia sukcesywne, "Zamówienia Publiczne - Doradca" 2000, s. 33 i n.

[XV] Aktualnie obowiązuje rozporządzenie Rady Ministrów z dn. 18 marca 1997r. w sprawie Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług, wprowadzające klasyfikację, stanowiącą załącznik do Dz. U. z 1997r., Nr 42.

[XVI] Zob. rozporządzenie Rady Ministrów z dn. 30 grudnia 1999r. w sprawie Polskiej Klasyfikacji Obiektów Budowlanych (PKPOB), Dz.U. Nr 112, poz. 1316.

[XVII] Zob. przypis 6.

[XVIII] Szerzej na temat umów ramowych R. Szostak: Umowy o przejęcie obowiązku wykonywania świadczeń gwarancyjnych na tle konsumenckiego prawa europejskiego, Warszawa 1994.

[XIX] Zob. bliżej R. Szostak: Kształtowanie wynagrodzenia w umowie o dzieło oraz o roboty budowlane, "Zamówienia Publiczne - Doradca" 2000, Nr 12, s. 2 i n.

[XX] Krytycznie ocenić trzeba spotykany niekiedy w praktyce pogląd, jakoby o możliwości unieważnienia postępowania z braku środków przesądzała szacunkowa (a nie planowana) wartość zamówienia.

[XXI] Jedynie przy procedurze z wolnej ręki możliwe jest swobodniejsze nieco potraktowanie oszacowania wartości zamówienia, gdyż procedura ta nie przebiega tak automatycznie, jak przy trybach ofertowych, lecz polega na prowadzeniu rokowań, z których każda ze stron (przede wszystkim zamawiający) może się wycofać, aż do momentu zawarcia umowy).

[XXII] Dz.U. Nr 26, poz. 239.

[XXIII] Dz.U. Nr 114, poz. 1195.

[XXIV] Por. J. Dolecki: Dzielenie zamówienia, "Zamówienia Publiczne - Doradca" 2001, Nr 3, s. 46 i n.


Artykuł opublikowany w "Zamówienia publiczne - doradca"
R. Szostak

wtorek 9 listopada 2004


Partnerzy

  • Technologia Wody
  • Wydawnictwo Seidel-Przywecki - Biblioteka Inżynierii Środowiska - ścieki * woda * odpady
  • Stowarzyszenie Eksploatatorów Obiektów Gospodarki Wodno-Ściekowej

Projekt i wykonanie: HEDRYCH.pl